Alexander is directeur van de YMCA Management BV. Deze BV heeft twee hotels onder haar hoede, de Ernst Sillem Hoeve en Kaap Doorn. Daarnaast runt YMCA drie kampeerlocaties waar jongeren op vakantie gaan. Hiermee kent de YMCA twee takken, een commerciële en een ideële tak, die elkaar aanvullen en versterken. In dit interview vertelt Alexander hoe Bureau voor Conceptuele Zaken heeft geholpen bij het creëren van een breed gedragen toekomstbeeld voor de Ernst Sillem Hoeve.
Kun je iets meer vertellen over jouw rol en de vraag waar jullie mee rond liepen?
‘In de afgelopen decennia hebben we steeds losse onderdelen van het gebouw vernieuwd. Als je nu door het gebouw loopt, zie je heel duidelijk dat er in verschillende periodes verbouwingen hebben plaatsgevonden. Zo hebben we een aantal jaar geleden het restaurant helemaal vernieuwd, maar de kamers zijn langer geleden aangepakt, dat kun je heel duidelijk zien in de stijl van die verschillende ruimtes. In 2023 besloten we tijdens een strategiesessie van de Raad van Commissarissen en het managementteam dat we klaar waren voor een waardige verandering van de uitstraling van het gebouw. Dat betekende wel dat we eerst meer helderheid wilden hebben over onze Why, zodat de nieuwe uitstraling ook goed past bij wie we willen zijn.’
Wat drijft jullie?
‘Waar je bij ons ook komt, bij ons staat de ontmoeting altijd centraal. Mensen komen hier vaak met een doel om kennis te vergaren, of een leuke tijd te hebben. Wij zijn allemaal intern gedreven om van die ontmoeting een bijzonder moment te maken. We geloven in de meerwaarde van bij elkaar zijn, op elkaar letten. Gasten vinden het prettig om bij ons te komen, omdat ze herkend worden en onze medewerkers ook werkelijk aandacht voor ze hebben.’
Waarom was Michel van Bureau voor Conceptuele zaken hiervoor de juiste persoon?
‘Ik werd door een van onze freelancers getipt om voor dit proces eens met Michel Kolenbrander te gaan praten. Toen ik hem belde met de vraag of hij ons wilde helpen onze why helder op papier te zetten, antwoordde hij dat hij dat alleen wilde doen als hij ook verder kon denken over de uitvoering van het concept van het hotel. Omdat dit is hoe hij normaal gesproken werkt. We spraken af dat hij een voorstel zou maken aan de hand van onze vraag. Toen we dat lazen, waren we meteen enthousiast en besloten we het hele traject met hem aan te gaan. Dat betekende dat we niet alleen het strategische, maar ook het praktische deel samen met hem gingen uitwerken.’
Wat maakte het traject los?
‘We zijn eerst met het managementteam naar Zutphen gegaan, voor een sessie in de conceptkamer van Michel. Daar zijn we moodboards gaan maken. Dat maakte een energie los waarbij we voelden dat we echt met elkaar gingen bouwen aan de toekomst van het bedrijf. Tijdens die sessie merkten we ook meteen dat we dat niet alleen met het managementteam moesten doen. We wilden de medewerkers erbij betrekken.
Dus hebben we een moment ingebouwd waarbij alle medewerkers hun ideeën kwijt konden op een groot dromenbord dat we in de vergaderruimte hadden neergezet. Het gevoel samen een nieuwe toekomst in te gaan, voelde heel goed.
Nu we een jaar verder zijn, merken we wel dat het lastig is die opgebouwde energie hoog te houden. Als management zijn wij bezig alles te plannen voor de uitvoering, voor de medewerkers zit er gevoelsmatig te veel tijd tussen hun inbreng en de daadwerkelijke verbouwing.
Tijdens onze laatste medewerkersbijeenkomst heb ik weer een update gegeven over waar we nu staan. Maar toch merk je een bepaalde onrust bij onze medewerkers. Het kost tijd om de uitvoering in gang te zetten. We hebben niet alleen te maken met het wijzigen van bestemmingsplannen, de Ernst Sillem Hoeve is een monumentaal pand, dus we zitten ook aan allerlei regels gebonden.’
Hoe past deze verandering in een groter maatschappelijk plaatje?
‘We zijn door deze verandering ook wel bewuster bezig met de keuzes die we maken voor de producten die we inkopen. Zo hebben we op een van onze locatie gekozen voor biologisch bedlinnen en kijken we waar onze koffie vandaan komt. Aan de andere kant zijn we al langer bezig met een lunchconcept waarbij we zo min mogelijk waste produceren. We hebben een open keuken, waarbij we kleine lunchhapjes aanbieden, in plaats van grote schalen met salades, kaas en vlees. Wij hebben hierdoor heel weinig verspilling, in tegenstelling tot andere hotels.
Duurzaamheid is belangrijk in alles wat we doen. We hebben ook vier doelstellingen uit de Sustainable Development Goals gekozen. Toen bleek dat onze medewerkers daar niet bekend mee waren, hebben we deze toegelicht in een medewerkersbijeenkomst en ze meegenomen in het belang daarvan. Ze weten dat we werken aan minder verspilling en afval. Door de verbinding met de Sustainable Development Goals is ook duidelijk dat dit onderdeel is van een groter plaatje.’
Hoe is de samenwerking met Bureau voor Conceptuele Zaken bevallen?
‘Het leuke van werken met Michel is dat hij met een verfrissende blik komt. Hij laat ook iedereen meedoen. Daardoor wordt de verandering iets van iedereen, in plaats van alleen maar een idee opgelegd door het management.
Michel weet hoe hij een groep mensen snel comfortabel kan laten voelen. Het is opvallend dat iedereen zich goed voelt in zijn aanwezigheid en zich daardoor opent om werkelijk mee te denken. Mensen voelen zich veilig om te zeggen wat ze willen, niemand wordt vreemd aangekeken, daardoor kom je heel snel tot resultaat.
Naast het betrekken van de medewerkers hebben we ook een doelgroepenbijeenkomst georganiseerd. Tijdens die sessie zijn we in gesprek gegaan om te ontdekken hoe we onze gasten en trainers nog beter kunnen bedienen. We hebben een bijeenkomst georganiseerd met een aantal trainers en hotelgasten. Het verbaasde me dat zij hun tijd wilden investeren om met ons mee te denken. Maar hun inbreng is heel waardevol geweest.
Samen met Bureau voor Conceptuele zaken hebben we ons ten doel gesteld meer eenheid in het concept krijgen. Dat is gelukt. Dat wat er op papier staat, is werkelijk uit te voeren. In het traject komen ook altijd ideeën naar voren die wel heel bijzonder waren maar wat ver van onze eigen ideeën lagen. Die hebben we samengevoegd om ze beter uitvoerbaar te maken. Michel heeft daar alle begrip voor, dat maakt het prettig samenwerken.’